Koppla hotellväxel till gästens bokningshistorik – så fungerar det

Att koppla hotellväxeln till gästens bokningshistorik innebär att växeln hämtar information från hotellets bokningssystem när ett samtal kommer in, så att receptionen kan se vem som ringer och vilken bokning samtalet gäller – innan eller samtidigt som luren lyfts. Det kräver en integration mellan växeln och bokningssystemet, och en modern molnväxel som är byggd för hotellbranschen har oftast stöd för det.

En hotellväxel kopplad till bokningssystemet kan visa namn, bokningsstatus och tidigare vistelser för den som ringer, direkt när samtalet landar hos receptionen. Det är inte en generell telefonifunktion utan en integration som byggs mellan växeln och hotellets eget system.

Varför koppla växeln till bokningshistoriken?

Receptionen tar emot väldigt olika samtal under en dag: en gäst som undrar om sin bokning, en återkommande gäst som vill boka samma rum som sist, en researrangör som ringer om en gruppbokning. Utan uppslag måste receptionisten fråga sig fram till vem som ringer och vad ärendet gäller, varje gång. Med en koppling mot bokningssystemet kan den informationen redan finnas på skärmen när samtalet besvaras – vilket gör samtalet kortare och känns mer personligt för gästen, särskilt för stamgäster.

Det handlar alltså inte om att lägga till ännu en lista att hålla koll på, utan om att slå ihop två system som redan finns: telefonin och bokningssystemet.

Vad krävs för att koppla ihop växel och bokningssystem?

Tre saker avgör om och hur väl det går att koppla en hotellväxel till gästens bokningshistorik:

• Att växeln har stöd för integrationer. Äldre eller rent minutdebiterade växlar saknar ofta gränssnitt mot andra system. En modern molnväxel byggd för hotell är konstruerad för att kunna prata med hotellets övriga system.
• Att bokningssystemet går att koppla mot. De flesta moderna bokningssystem har ett gränssnitt som går att integrera mot, men hur djup integrationen blir (bara namn, eller fullständig bokningshistorik) varierar mellan system.
• Att någon faktiskt bygger och underhåller kopplingen. Det är ofta här det stannar upp för hotell utan egen IT-avdelning – integrationen kräver att någon sätter upp den, testar den och håller den uppdaterad.

Det tredje är anledningen till att många hotell väljer en växelleverantör som sköter hela den biten åt dem, snarare än att försöka lösa integrationen själva.

Så löser VLine det

VLine är en komplett företagsväxel byggd för hotell, där kopplingen mot bokningssystemet är en del av leveransen snarare än ett eget IT-projekt. Växeln kan visa vem som ringer och gästens bokning när samtalet kommer in, när den är kopplad till hotellets bokningssystem – inte alltid, inte automatiskt för alla, utan beroende på vilken information som finns tillgänglig i det aktuella bokningssystemet. Men principen är densamma oavsett vilket system hotellet kör:

Fråga oss vilket bokningssystem ni har — finns integrationen inte redan bygger vi den under er onboarding, utan extra kostnad.

Det betyder att ni slipper utreda själva om er leverantör stödjer "just ert system". Ni berättar vilket bokningssystem ni använder, och VLine bygger eller aktiverar kopplingen som en del av onboardingen.

Utöver gästuppslaget ingår i VLine Hotell även köer, statistik, samtalsinspelning och transkribering, appar för mobil och dator samt svenska telefonnummer utan månadsavgift – allt i en lösning i stället för flera lösa delar. Ni behåller era befintliga nummer; VLine sköter hela flytten och porteringen åt er.

Svenska Best Western-hotell använder redan VLine, och supporten är svensk – precis som bolaget bakom.

Olika vägar in: hela växeln eller bara AI-receptionisten

Vissa hotell vill byta hela växeln och få bokningsuppslaget som en del av ett komplett paket. Andra vill hellre behålla sin nuvarande växel och bara lägga till ett lager som fångar upp samtal när receptionen inte hinner svara. Båda vägarna finns:

• VLine Hotell – växel och AI-receptionist i ett, med onboarding där bokningskopplingen sätts upp.
• VLine AI – för hotell som behåller sin nuvarande växel och vidarekopplar numret dit när receptionen inte hinner svara.

AI-receptionisten svarar när ni inte hinner, och ni bestämmer själva vad den får svara på. Samtalen spelas in och skrivs ut så att ni alltid kan läsa vad som sagts.

Vilken lösning som passar bäst beror på hur gammal er nuvarande växel är och om ni redan är nöjda med den rent tekniskt. Exakta priser och vad som ingår i respektive variant hittar ni på vline.se/priser, och en genomgång av alla funktioner finns på vline.se/funktioner.

Kom igång

Att koppla ihop växel och bokningshistorik behöver inte vara ett eget IT-projekt om leverantören redan är van vid att göra det för hotell. Berätta vilket bokningssystem ni kör, så tar VLine reda på vad som går att koppla och sätter upp det under onboardingen. Läs mer om hur igångsättningen går till på vline.se/kom-igang.