Hotellväxel för annex och flera byggnader på samma anläggning

En hotellväxel för en anläggning med annex eller flera byggnader behöver göra en enda sak riktigt bra: samla alla inkommande samtal på ett ställe, oavsett vilken byggnad gästen egentligen söker, och se till att någon alltid kan svara – i huvudbyggnaden, i annexet eller från mobilen. Det löser ni inte med flera separata telefonnummer eller en lokal telefon i varje hus, utan med en molnbaserad växel som binder ihop hela anläggningen i samma system.

En hotellväxel är den tekniska lösning som tar emot, fördelar och svarar på hotellets samtal – oavsett om det är ett hus eller tio. För en anläggning med flera byggnader betyder det att samtal till huvudnumret kan nå rätt person var de än befinner sig, utan att gästen behöver känna till anläggningens layout.

Varför flera byggnader gör telefonin svårare

Ett hotell med annex, flyglar eller fristående stugor har ofta samma bemanningsproblem som ett enhuskonferenshotell – fast förstärkt. Receptionen sitter i huvudbyggnaden, men samtal kan handla om allt från bokning av ett rum i annexet till ett praktiskt ärende i spa-byggnaden en bit bort. Om varje byggnad har sin egen telefon eller sitt eget nummer uppstår två vanliga problem:

• Gästen ringer fel nummer och får inget svar, eller hamnar hos personal som inte kan hjälpa till.
• Personal i en byggnad kan inte se eller ta över samtal som kommer in till en annan del av anläggningen, vilket gör att samtal missas helt när den ansvariga byggnaden är obemannad en stund.

Resultatet blir ofta en bokningsförfrågan som aldrig blir av, eller en gäst som får vänta länge på svar om ett praktiskt ärende i annexet.

Så binder en molnbaserad växel ihop anläggningen

Med en molnbaserad hotellväxel spelar det ingen roll hur anläggningen är fysiskt uppbyggd. Växeln ligger inte i en viss byggnad – den är ett system som alla byggnader kopplas till via mobil eller dator. Det ger er möjlighet att:

• Ha ett gemensamt huvudnummer för hela anläggningen, som sedan kan fördelas till rätt byggnad, avdelning eller person.
• Sätta upp interna nummer eller köer per byggnad, till exempel reception, annex och spa, utan att gästen behöver veta skillnaden.
• Låta personal svara från mobilen oavsett var på anläggningen de befinner sig, så ett samtal inte behöver missas bara för att den som ska svara just då är i fel hus.
• Flytta samtal mellan byggnaderna live, om gästen egentligen söker någon på en annan del av anläggningen.

Det här är samma princip som gäller för hotell med flera avdelningar under ett tak, bara applicerad på flera fysiska byggnader istället för flera våningsplan.

Gästuppslag fungerar oavsett byggnad

En växel kopplad till hotellets bokningssystem kan visa vem som ringer och vilken bokning samtalet gäller, redan när samtalet kommer in – oavsett om gästen bor i huvudbyggnaden eller i annexet. Den som svarar slipper fråga efter bokningsnummer och kan direkt se vilket rum och vilken byggnad det gäller. Fråga oss vilket bokningssystem ni har — finns integrationen inte redan bygger vi den under er onboarding, utan extra kostnad.

Numren följer med, inte tvärtom

Många hotell med flera byggnader har av historiska skäl flera olika telefonnummer – ett för varje hus, ibland från olika operatörer. Ni behöver inte göra er av med dem vid ett byte. Vi sköter hela porteringen, hotellet behåller sina nummer, och sätter sedan upp dem i samma växel så att de kan fördelas och kopplas mellan byggnaderna som ni vill.

När receptionen inte hinner svara

Även med en väl uppsatt växel kommer det stunder då ingen i någon byggnad hinner ta ett samtal – vid incheckning, under städrundor eller när personalen rör sig mellan husen. Det är då AI-receptionisten svarar när ni inte hinner. Ni bestämmer vad AI:n får svara på, och samtalen spelas in och skrivs ut så att ni kan läsa vad den sa. Den kan till exempel svara på enkla frågor om anläggningen eller ta emot ett meddelande, och kan boka nya rum när den är kopplad till ert bokningssystem, med tillgång och priser hämtade i ert bokningssystem medan gästen är kvar i luren.

VLine AI går också att köpa separat till en befintlig växel, om ni redan har en lösning för flera byggnader men vill täppa till luckorna när ingen hinner svara – hotellet vidarekopplar då bara sitt nummer till AI-receptionisten när receptionen inte hinner.

Svensk lösning, svensk support

VLine är byggt för hotell i Sverige, med svensk support och svenskt bolag. Svenska Best Western-hotell använder redan VLine, och lösningen fungerar lika bra för en anläggning i ett hus som för en anläggning utspridd över flera byggnader.

Vill ni se exakt vad en växel för er anläggning skulle kosta beroende på antal rum, kan ni läsa mer på vår prissida. Vill ni istället se vilka funktioner som ingår oavsett anläggningens form, finns de samlade under funktioner.

Kom igång

Ett byte av växel kräver inte att ni bygger om något fysiskt på anläggningen. Det handlar om att koppla era befintliga nummer och byggnader till ett gemensamt system i molnet. Läs mer om hur ni kommer igång på kom-igang, eller hör av er så går vi igenom hur er specifika anläggning – med annex, flyglar eller fristående hus – bäst sätts upp.